بالخطوات.. كيف أنظم وقتي في كافة جوانب الحياة

للأسف نحن نعيش في زمن سريع ومرهق للغاية، الوقت ينفد دائماً ولم نتمكن من تحقيق كافة المهام اليومية، لذلك يعد تنظيم الوقت طريقة ممتازة لتحقيق التوازن بين أعباء العمل والحياة اليومية والأنشطة الترفيهية.

إن إدراك الوقت سيؤدي إلى تحسين الذات وتحقيق الأهداف، سواء كان في حياتك العملية أو الشخصية، وهذا ما يجعل سؤال «ما أفضل طريقة لإدارة الوقت بشكل فعال؟» يحضر دائماً إلى أذهاننا، في كل مرة الوقت يسرقنا ولم نتمكن من تحقيق كافة الأهداف.

يعد تطبيق النصائح الواردة في هذا المقال، من أهم أدواتك في تنظيم وإدارة الوقت، وللحصول على مزيد من التنظيم وزيادة الإنتاجية، كلما تعلمت استخدام هذه الأدوات، زاد إنجازك كل يوم، فتابع معنا.

ما هو الوقت ومفهومه؟

يعرف الوقت بأنه الفترة الزمنية التي يمكن قياسها، وهي سلسلة من أبعاد زمنية لا تتحدد بفترة مكانية، ويتم قياس الوقت بطرق رياضية وعلمية، حيث اعتبر الوقت بأنه الفاصل ما بين الأحداث الزمنية المتسلسلة، كما يمكن تقسيمه ومناقشته حسب المستويات المادية، والفلسفية، والعلمية، والنفسية، والبيولوجية.

أما عن إدارة الوقت، فهي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين أنشطة محددة، تتيح لك الإدارة الجيدة للوقت العمل بذكاء - وليس بجهد أكبر - بحيث تنجز المزيد في وقت أقل، حتى عندما يكون الوقت ضيقاً والضغوط شديدة.

لذلك فإدارة الوقت تعني إدارة الذات، فهي نوع من إدارة الفرد نفسه بنفسه، وهي أيضاً إدارة الأعمال التي نقوم بمباشرتها في حدود الوقت المتاح، يومياً 24 ساعة، وذلك بأقل جهد وأقصر وقت، ثم يتبقى لنا وقت للإبداع والتخطيط للمستقبل وللراحة والاستجمام، لذا فإدارة الوقت هي محاولة ترويض الوقت وفرض سيطرتنا عليه، بدلاً من أن يفرض سيطرته علينا.

طرق تنظيم الوقت

هناك الكثير من الطرق التي تساعدك في تنظيم الوقت سواء كان يومياً أو أسبوعياً أو حتى شهرياً، لكن الأهم من هذه الطرق والنصائح المذكورة أدناه، أن تلتزم بها طوال الوقت، حتى لا تهدر الكثير من وقتك في أشياء غير مفيدة، وتتسبب في تعطيلك عن أداء مهامك، ومن هذه النصائح ما يلي:

1.تحقق من الوقت

تعرف بالضبط كيف تقضي وقتك، فعلى سبيل المثال: في المكتب يجب أن تعرف المهام التي تسرق وقتك، ثم يمكنك فعل شيء حيال ذلك، ويمكن أن تساعدك معرفة أين يذهب وقتك بالضبط في اتخاذ قرارات بشأن تفويض المهام أو شراء البرامج اللازمة لتسريع بعض العمليات.

2. مهلة زمنية

يمكن أن يكون تحديد مهلة زمنية لمهمة ما ممتعاً، يمكن أن يكون هذا الأمر مثل لعبة، تقوم بعض الشركات بتقسيم الموظفين إلى مجموعات، وتحصل المجموعة التي تنهي مشروعاً أو مهمة على مكافأة أولاً.

يمكنك تطبيق هذا المبدأ على أي مهمة في يومك، ضع حداً زمنياً مثل ساعة أو ساعتين، ثم حاول إنهاء المهمة في الوقت المحدد، واشعر بالإثارة وأنت تفعل ذلك.

3. استخدم أدوات البرامج لإدارة الوقت

التكنولوجيا أصبحت أكثر تطوراً في إدارة الوقت، تساعد التطبيقات المختلفة في تتبع وقت الموظفين حتى تتمكن من مراقبة عمليات تسجيل الوصول والمغادرة، يقدم الإنترنت مجموعة متنوعة من التطبيقات والأدوات، وبعضها مفيد لإدارة الأعمال.

4. لديك قائمة مهام

وجود قائمة هو دائماً موفر للوقت، إذا كانت لديك قائمة، فلن تضطر أبداً إلى التساؤل عما هو مدرج في جدول الأعمال اليومي أو ما يجب فعله بعد هذا، وذلك لأن القائمة تحافظ على تركيزك وتحفيزك، وتركز على الشعور بالرضا في كل مرة تقوم فيها بإلغاء مهمة من قائمتك.

5. التخطيط للمستقبل

التخطيط المسبق هو جزء مهم من إدارة الوقت، من الناحية المثالية يجب أن تخطط مسبقاً للأسبوع أو على الأقل في اليوم السابق، وعندما تعرف بالضبط ما يجب القيام به لليوم أو الأسبوع، ستظل منظماً ومركّزاً.

يمكنك تقسيم المهام عبر الأيام لمعرفة مقدار الوقت المطلوب لإكمال المشروع مقدماً، حتى إنفاق بضع دقائق فقط في التخطيط المسبق يمكن أن يغير طريقة عملك.

6. ابدأ بأهم مهامك

قم بأهم مهامك في الصباح، مثل (كل تلك المهام المجهدة، الجزء الأكبر من عملك، أصعب المهام) قم بها في الصباح، والسبب في ذلك أنه يكون لديك أكبر قدر من الطاقة في الصباح، لذلك ستتمكن من التعامل مع المهام بكفاءة.

7. التفويض والاستعانة بمصادر خارجية

لا يمكنك أن تفعل كل شيء بمفردك، لذا تحتاج إلى تفويض بعض المهام إلى أشخاص آخرين، يساعدونك في إنجاز أكبر قدر من المشاريع أو المهام الأكثر تعقيداً والتي تحتاج إلى وقت كبير.

8. ركز على مهمة واحدة

إذا اخترت القيام بمهمة ما، فراجعها حتى النهاية، قم بإنهائها وتجنب القيام بنصف العمل، ما يعني التخلي عن مهمتك الحالية والقيام بشيء آخر تماماً، فهذا ليس فقط إدارة وقت سيئ ولكنه سيئ ​​أيضاً لتركيزك.

9. إجراء بعض التغييرات في الجدول الزمني

إذا كنت تشعر بمزيد من النشاط في أوقات معينة من اليوم، فغيّر جدولك لتحقيق الاستفادة القصوى من وقتك، يكون بعض الناس أكثر نشاطاً في الصباح، بينما يكون البعض الآخر من محبي الليل، عندما تختار أفضل جدول زمني لك، فستستمتع بفوائد القدرة على فعل المزيد.

10. تجنب الكمال

تجنب الوصول إلى الكمال في كل ما تصنعه، لأن الكمال يمكن أن يضغط عليك، ولا يمكنك من أداء أي مهمة بشكل صحيح، لذلك بمجرد الانتهاء من المهمة وتقديم أفضل ما لديك، عليك المضي قدماً.

مهما كانت النصائح أو الأدوات التي تستخدمها، استخدم وقتك بحكمة، ولكن أيضاً خصص وقتاً للراحة والاسترخاء لإبقائك سعيداً ومحفزاً طوال حياتك.

كيفية تنظيم الوقت في كل جوانب الحياة؟

جوانب الحياة متعددة وتحتاج إلى تحقيق أهداف وإنجازات في كل جانب من جوانب حياتك، لكن لن تتمكن من تحقيق ذلك، من دون تنظيم الوقت، حتى تشعر بتحقيق ثمار جهودك.

كيف أنظم وقتي في الدارسة؟

الدراسة جزء مهم من النجاح، ومع ذلك يصعب أحياناً إيجاد الوقت للدراسة، وتتمثل إحدى طرق ضمان نجاح الدراسة في إنشاء جدول دراسي قوي، وتحقيق التوافق بين المسؤوليات الأخرى، في هذا الدليل نقدم لك كيف تنظم وقتك في الدراسة.1.إنشاء جدول زمني

ضع أهدافاً قصيرة وطويلة المدى للدراسة، سيكون من الأسهل إنشاء وإدارة جدولك الزمني إذا كنت تعرف ما تريد تحقيقه في النهاية، سيساعدك هذا أيضاً في تحديد المجالات التي تحتاج إلى التركيز عليها.

2.ضع قائمة

ضع قائمة بجميع المواد التي تحتاج إلى دراستها، ربما تكون الخطوة الأولى في إنشاء جدول دراستك هي سرد ​​جميع الموضوعات والدورات التي تحتاج إلى الدراسة فيها، سيساعدك وضع التزاماتك على الورق في الحصول على فكرة أفضل عما يجب عليك فعله.

3.حدد التزاماتك

اكتشف ما عليك القيام به لكل موضوع أو اختبار، الآن بعد أن قمت بتدوين جميع الموضوعات المختلفة التي تحتاج إلى الدراسة من أجلها، فأنت بحاجة إلى معرفة ما عليك القيام به لكل مادة أو موضوع، بينما قد يختلف التزامك بالوقت والالتزامات الأخرى لفصل معين في الأسبوع، فمن المحتمل أن تكتشف أنه على المدى الطويل، ستحتاج إلى قدر معين من الوقت لكل موضوع.

4.رتب أولوياتك

رتب أولويات قائمتك، بعد أن تقوم بعمل قائمة بجميع المواد أو الاختبارات التي تحتاج إلى الدراسة من أجلها ومعرفة ما عليك القيام به لكل منها، حدد أولويات القائمة، سيساعدك ترتيب كل فصل من حيث الأهمية على معرفة الموضوعات التي تحتاج إلى تخصيص معظم الوقت لها.

5.تقييم جدولك

خطوتك الآتية في إنشاء جدول الدراسة هي تقييم جدولك الحالي والطريقة التي تقضي بها الوقت حالياً، سيمكنك تقييم جدولك الحالي من إلقاء نظرة فاحصة على كيفية استخدامك للوقت وللمساعدة في تحديد الأماكن التي يمكنك أن تكون أكثر كفاءة والأنشطة التي قد تتمكن من قطعها.

كيف أنظم وقتي بين الزوج والأولاد؟

كأم وزوجة عاملة، يصبح من الصعب في بعض الأحيان التأكد من تنظيم الوقت بين الزوج والأولاد ومتطلباتهم ومتطلبات المنزل، لذلك قد تكون محاولة تحقيق التوازن بين الاثنين أمراً مرهقاً وقد يشعر شخص ما بالإهمال، لذلك تعلم كيفية تنظيم الوقت بينهما.

1.الليالي العائلية

تعد الليالي العائلية طريقة مثالية للجمع بين وقتك وكل ما تحب، ففي الساعات الأولى من المساء وبعد إنهاء كافة مهامكم اليومية، اجمع العائلة معاً، لمشاهدة فيلم أو عرض محبب لكم أو قضاء وقت في لعبة معينة، فهذه طريقة رائعة في تحقيق السعادة لكل أفراد الأسرة معاً.

وبعد ساعتين من المرح العائلي، وفري بعض الطاقة، وادخل الأطفال إلى الفراش في معاد نومهم المحدد، واستمتع ببعض الوقت مع الزوج.

2.اشرح لأطفالك الوضع واطلب المساعدة

رغم صغر سنهم إلا أن الأطفال يتفهمون جيداً، لذلك اشرح لهم مهامك اليومية واطلب منهم المساعدة في الأشياء البسيطة التي يكون بإمكانهم القيام بها، وسوف تجد أفضل تعاون، وتنجز مهامك في المنزل بشكل أسرع، وسوف تقضون وقتاً ممتعاً وتصنعون ذكريات هائلة معاً.

3.احصل على قسط كافٍ من النوم

حتى تستيقظ بنشاط كامل للزوج والأطفال والمنزل والعمل، عليكِ أن تحصل على قدر كافٍ من النوم، بمدة لا تقل عن 7 ساعات، لذلك التزم بوقت معين للنوم وآخر للاستيقاظ يومياً، وبعد مرور فترة من الوقت، سوف تجد أن ذلك روتينك اليومي الذي لا يمكنك اختراقه.

الأسرة هي أساس كل شيء، ليس عليك أن تكون الزوجة والأم المثالية على سبيل نفسك، لكن ما عليك سوى الظهور والانتباه والاستفادة من كل ثانية تمر بينكما والاستمتاع بها أيضاً.

كيف أنظم حياتي؟

الأشخاص المنظمون لا يولدون منظمين، وعليهم تنمية عادات صحية تساعدهم بعد ذلك على البقاء منظمين، فيما يلي العادات الأساسية حول كيفية تنظيم حياتك:

1.اكتب الأشياء

القلم والورقة هي طريقة رائعة في تذكر الأشياء، وستساعدك في أداء كافة مهامك اليوم بانتظام من دون التشتيت أو نسيان شيء من ضمن قائمتك اليومية.

2. الجداول الزمنية والمواعيد النهائية

الأشخاص المنظمون لا يضيعون الوقت، إنهم يدركون أن الحفاظ على تنظيم الأشياء يسير جنباً إلى جنب مع الحفاظ على الإنتاجية، يضعون ويحافظون على الجداول الزمنية لليوم والأسبوع، يضعون المواعيد النهائية ويضعون الأهداف، والأهم من ذلك أنهم يلتزمون بها.

3. عدم المماطلة

كلما طال انتظارك لفعل شيء ما، زادت صعوبة إنجازه، إذا كنت تريد أن تكون حياتك أقل إرهاقاً وأقل تطلباً، فقم بتنظيمها بأسرع ما يمكن، إن بذل الجهد لإنجاز الأمور في أسرع وقت ممكن سوف يرفع ثقلك عن القيام بذلك لاحقاً.

4. امنح كل شيء مكاناً

إن الحفاظ على تنظيم حياتك يعني الحفاظ على أغراضك في أماكنها المناسبة، يحافظ الأشخاص المنظمون على النظام من خلال تخزين الأشياء بشكل صحيح وعن طريق وضع علامات على مساحات التخزين.

5. قم بتنظيم الفوضى

ابحث عن وقت كل أسبوع للتنظيم، يتأكد الأشخاص المنظمون للغاية من أنهم يجدون وقتًا كل أسبوع أو أكثر لتنظيم أغراضهم، لا تبقى الأشياء منظمة من تلقاء نفسها؛ تحتاج إلى إعادة تنظيم بشكل مستمر ومتسق.

كيف أنظم وقتي في رمضان؟

الكثير منا يواجه بعض الصعوبات في تنظيم الوقت خلال شهر رمضان، لأن أجسامنا تستغرق بضعة أيام لاستيعاب التغيير الكامل في الروتين اليومي ولكننا بالتأكيد سنتأقلم بنهاية المطاف، وتبقى مشكلة واحدة فقط وهي مشكلة الوقت، فكيف تنظمه؟

1.النوم

النوم من أهم الأمور التي تجعلنا على قيد الحياة وهو الذي يجدد الطاقة في جسم الإنسان مثل الطعام تمامًا، لذلك عليك التأكد من النوم لمدة تتراوح بين 6-8 ساعات يومياً خلال شهر رمضان، فالنوم له تأثير كبير على صحتنا النفسية والجسدية.

2- التسوق

شراء المنتجات الغذائية بشكل يومي من أكثر الأشياء التي تهدر الوقت في شهر رمضان، لذلك حاول تقليل ذلك من خلال شراء أغلب الاحتياجات الأساسية قبل بدء الشهر، حتى تقلل من الوقت المهدر يوميًا في الاتجاه إلى المتجر وشراء المنتجات.

3- التلفاز والإنترنت

التلفاز والإنترنت والإعلانات التلفزيونية تتحول لكارثة يومية بالنسبة للإنسان خلال شهر رمضان، فعشرات الأعمال الدرامية التي تعرض بشكل حصري، تشتت انتباه الكثير، لذلك عليك تحديد وقت معين لمشاهدة بعض الأعمال الدرامية وأنت مستلق للاستراحة على الأريكة، وحاول ألا يتعدى ذلك مدة 30 دقيقة، حتى تتمكن من أداء باقي مهامك اليومية.

4- العائلة والأصدقاء:

رمضان جميل بجمعاته وسهراته مع العائلة والأصدقاء، ولكن إذا لم يتم جدولتها والتخطيط لها مسبقاً فستكون مرهقة، حاول تخطيط زياراتك مسبقاً لترتبها بحسب أولوياتك.

أساليب ونصائح لتنظيم الوقت

للمضي قدمًا في حياتك، وتقديم مشاريعك بنجاح والحصول على ترقية أو تطور اجتماعي، يجب أن تتعلم التركيز باستمرار على الأنشطة التي تضيف أكبر فائدة لمشاريعك وحياتك، لذلك لا تتيح لك مهارات إدارة الوقت الفعالة الحصول على نتائج أفضل فحسب، بل إنها تساعدك أيضاً على تحمل التوتر والعيش حياة أكثر إرضاء.

ستساعدك الاستراتيجيات التالية على إنجاز الأشياء الصحيحة في وقت أقل:

1. ابدأ يومك بتركيز واضح

يجب أن يكون أول نشاط متعلق في يومك هو تحديد ما تريد تحقيقه في ذلك اليوم وما يجب عليك تحقيقه، كن واضحاً بشأن هذا الغرض قبل التحقق من بريدك الإلكتروني والبدء في مهام العمل اليومية.

2. قائمة مهام

سجل المهام والأنشطة التي يجب عليك القيام بها في قائمة وقم بتحديثها بانتظام خلال اليوم، قم بإعادة زيارة هذه القائمة بشكل متكرر وإضافة عناصر جديدة بمجرد ظهورها.

3. التركيز على الأنشطة عالية القيمة

قبل أن تبدأ شيئًا جديدًا، حدد النشاط الذي سيكون له التأثير الأكثر إيجابية على يومك أو عملك، إذا كنت ستتعامل معه الآن، قاوم إغراء مسح العناصر الصغيرة غير المهمة أولاً، ابدأ بالأهم.

4. تقليل الانقطاعات

كلما زاد الوقت غير المنقطع الذي تحصل عليه خلال اليوم للعمل في المهام المهمة، زادت فعاليتك، لذلك حدد الأنشطة التي تميل إلى تعطيل عملك، وابحث عن حل.

5. توقف عن المماطلة

إذا كنت تواجه صعوبات في الحفاظ على تركيزك أو تميل إلى المماطلة، فقد تستفيد من إنشاء التزام خارجي مثل الموعد النهائي لنفسك.

6. الحد من تعدد المهام

كثير منا يؤدون مهامًا متعددة ويعتقدون أننا فعالون عندما نفعل ذلك، لكن الأدلة تشير إلى أنه لا يمكننا التركيز بشكل فعال على أكثر من شيء واحد في كل مرة.

7. راجع يومك

اقض من 5 إلى 10 دقائق في مراجعة قائمة المهام كل يوم.

أشياء تتسبب في ضياع الوقت

فيما يلي قائمة ببعض الأشياء التي تسبب في ضياع الوقت خلال اليوم من دون إنجاز مهام مفيدة، تعرف عليها وحاول أن تتجنبها.

1. عدم التخطيط لوجباتك مسبقاً

اعتد على التخطيط لوجباتك وحتى وجباتك الخفيفة مسبقًا، لأن بدون التخطيط والتنظيم، سوف تجد وقتك مهدراً من دون الاستفادة منه.

2. مشاهدة التلفزيون

يعد التلفزيون وسيلة رائعة للاسترخاء بالنسبة للكثيرين منا، وإذا كنت متعمدًا مشاهدة التلفزيون لهذا السبب وتتابع الوقت الذي تقضيه في مشاهدته، فلا بأس بذلك.

لكن متابعة التلفزيون بسبب الملل أو بدافع العادة، قد يؤدي إلى هدر الكثير من الوقت، من دون تحقيق استفادة حقيقية من ذلك، فاستبدل وقتك بقراءة كتاب أو أداء مهمة بسيطة أو شيء تحاول المماطلة في إنجازه.

3. متابعة وسائل التواصل الاجتماعي

تعد مواكبة وسائل التواصل الاجتماعي أمرًا مهمًا للكثير منا، ومع ذلك فهي أداة لإضاعة الوقت بشكل غير طبيعي، خاصة إذا حان الوقت الذي كان من المفترض أن تستخدمه لإنجاز أشياء أخرى.

4. عدم وجود قائمة مهام مرئية

إن الاحتفاظ بقائمة ذهنية بالأشياء التي عليك القيام بها يعني أنك أكثر عرضة لنسيان الأشياء، لذلك عليك كتابة قائمة مهامك اليومية حتى تتمكن من إنجاز كافة نقاطها.

5.تشتت الانتباه

واحدة من أكبر الطرق لإضاعة وقتك هي السماح لنفسك بالتشتت أو الانحراف عما تفعله، حاول الاستمرار في التركيز وإكمال مهمة واحدة قبل الانتقال إلى المهمة التالية.

تجنب الإلهاءات عن طريق:

• إبعاد هاتفك عنك
• الحد من وقت النظر إلى الشاشة
• فحص رسائل البريد الإلكتروني فقط في أوقات معينة
• إزالة تطبيقات الوسائط الاجتماعية من هاتفك

6.العلاقات التي لا تضيف قيمة

لدينا جميعًا أصدقاء يأخذون أكثر قليلاً مما يقدمون أو ليسوا أصدقاء حقيقيين يمكنك الاعتماد عليهم في أي مكان وفي أي وقت، وهذا النوع من العلاقات يعد مضيعة للوقت أكثر من كونه مصدرًا للدعم.

7. تعدد المهام وعدم القيام بأي مهمة بشكل صحيح

تجنب تعدد المهام اليومية الكثيرة، حتى تشعر نفسك بالإنجاز، عليك بتحديد الأولويات أولاً وإنجازها، حتى لا تضيع الكثير من وقتك.