المُخاطَبة الناجحة

كثيراً ما يتطلب الأمر منا كتابة رسالة نخاطب بها مسؤولاً لتقديم طلب، أو اقتراح، أو رسالة تَظَلُّم، أو قد يكون خطاباً لتبرير موقف، أو خطاباً توضيحياً، أو طرح فكرة مشروع أو غير ذلك، وإمّا أن يتم تلقي الخطاب والحصول على إجابة أو تجاوب، وإمّا يجد خطابنا التجاهل والإهمال، والسبب في هذه النتيجة أو تلك يكمن في أسلوبنا في كتابة الخطاب، فنحن من يسترعي انتباه المخاطب، أو تنفيره وعدم استجابته، أو عدم انجذابه لقراءة الخطاب من الأساس.
من أكثر الأسباب التي تؤدي إلى عزوف المخاطب عن الاهتمام بخطابنا، الإطالة، خاصة في الديباجة التي تشتمل على الثناء والتبجيل بصورة مبالغة، والإطالة في الدخول لموضوع الخطاب كتمهيد مبدئي، وكذلك في الخاتمة، بحيث يضيع المطلب أو الهدف من المخاطبة، ويأتي في الدرجة الثانية المبالغة في التذلل وإبداء الحاجة بما يشبه الاستجداء الرخيص الذي لا يحفظ الكرامة لصاحب الخطاب، فنجد الأسلوب عاطفيّاً مستعيناً بالآيات والأحاديث أو أبيات الشعر، دون اعتماد منطقيات علمية تبرر المطلوب، وثالثاً يأتي عدم توضيح المطلوب بصورة جلية لا تحتمل التأويل.
أما أهم الأسباب التي تسهم في تحقيق الهدف، الأخذ بقاعدة: «ما يخرج من القلب بصدق، يصل إلى القلب بصدق»، والإيجاز في الشرح مع التكثيف والتركيز في الصياغة، ووضع عنوان يختزل المطلوب، ليسهم في سرعة الاستجابة، ومن المهم أن نؤكد في نهاية الخطاب على المطلوب مستعملين ما جاء في العنوان، ومن الأهمية بمكان ذكر التواريخ أو الأرقام بدقة ووضوح، ولا بد من إضافة أي وثائق أو جداول في ملحقات منفصلة عن الخطاب حتى لا يطول، والله ولي التوفيق.